Fokussiert führen

So verlierst du den Überblick nicht

Führungskräfte klagen oft darüber, dass sie zur gleichen Zeit an zahlreichen Orten sein müssen. Das Gefühl, sich verzehnfachen zu müssen, damit das Arbeitspensum erledigt und Kunden, Vorgesetzte und Mitarbeiter gleichermaßen zufriedengestellt werden können, hat allerdings einen ganz anderen Ursprung als ein Zuviel an Arbeit. Wer glaubt, permanent in immer neue Aufgaben zu versinken, sollte vielmehr an seinem Fokus arbeiten. Wie du es schaffst, in deinem Arbeitsalltag den Überblick nicht zu verlieren und dauerhaft fokussiert zu führen, erfährst du in diesem Artikel.

Distanz schafft Überblick

Im Arbeitsalltag fällt es manchmal schwer, den Überblick zu bewahren. Das liegt jedoch nicht an deinen Fähigkeiten als Führungskraft, sondern an deiner Perspektive. Solange du den Blick nur auf deine Aufgaben richtest, bist du einfach zu nah dran, um das große Ganze zu sehen. Wenn du dich zurücklehnst und mit Distanz betrachtest, was um dich herum geschieht, kannst du die Zusammenhänge viel leichter erkennen. Auf diese Weise kannst du auch feststellen, wo du als Führungskraft eventuell eingreifen musst und wo bereits alles wie am Schnürchen funktioniert. Versuche, die Bereiche, die ohne dein Zutun bestens klappen, auszublenden – hierauf brauchst du deine Aufmerksamkeit nicht zu richten. Übrigens: Die beteiligten Mitarbeiter dürfen gern für ihre Selbstständigkeit gelobt werden!

Priorisieren und delegieren

Damit bist du bereits einen wichtigen Schritt in Richtung Priorisierung gegangen. Um fokussiert arbeiten zu können, ist es nämlich wichtig, dass du erkennst, dass du nicht überall auf die gleiche Weise gebraucht wirst. Mitarbeiter, die ihren Bereich voll unter Kontrolle haben, werden gelobt. Mitarbeiter, die noch Hilfe benötigen, werden von dir unterstützt und erhalten entsprechend mehr Aufmerksamkeit.

Doch auch die Aufgaben, die dein Zutun benötigen, kannst du nicht zeitgleich angehen. Daher ist es wichtig, dass du sie priorisierst und unter Umständen delegierst. Schließlich ist das Delegieren die Königsdisziplin der Führungskraft!

Hierfür hat sich das Eisenhower-Prinzip als geeignetes Werkzeug bewährt. Dabei bewertest du jede Aufgabe nach ihrer Dringlichkeit und ihrer Wichtigkeit. Aufgaben, die sowohl eilig als auch wichtig sind, erledigst du sofort. Unwichtiges, das dennoch schnell erledigt werden muss, kannst du delegieren. Wichtige Aufgaben, die nicht eilig sind, erhalten einen Platz im Kalender. Wenn du zudem noch Unwichtiges ohne Deadline auf dem Schreibtisch liegen hast, kannst du diese Aufgaben erledigen, sobald du die Zeit dafür findest.

Fokussiert im Arbeitsalltag

Anhand des Eisenhower-Prinzips hast du dir eine übersichtliche To-Do-Liste erarbeitet. Diese Liste arbeitest du ohne Unterbrechung oder Ablenkung in einem Rutsch ab? Herzlichen Glückwunsch, das schaffen die Wenigsten! Wenn du aber zu den normalen Durchschnittsmenschen gehörst, die zwischendurch daran denken, dass sie auf dem Heimweg noch Milch kaufen sollten oder ihr Smartphone bei jedem „Pling“ nach neuen Nachrichten durchsuchen müssen, empfehle ich dir zwei Erweiterungen für die To-Do-Liste: die Not-To-Do-Liste und die Not-Now-Liste.

Auf der Not-To-Do-Liste vermerkst du alle Handlungen, die deiner Arbeit nur hinderlich sind. Nach Feierabend kannst du sie wieder hervorholen und abarbeiten.

Arbeiten, die dir einfallen, während du gerade mit einer anderen Aufgabe beschäftigt bist, landen auf der Not-Now-Liste. Nachdem du die aktuelle Aufgabe abgeschlossen hast, kannst du einen Blick darauf werfen und entscheiden, ob das Vermerkte so wichtig ist, dass du es jetzt angehen willst. Tatsächlich entpuppt sich manch „Wichtiges“, das dir während der Arbeit eingefallen ist, oft als weitaus weniger bedeutend, wenn nur etwas Zeit vergangen ist.

Wenn du jetzt überlegst, ob du diese Listen am besten handschriftlich, in einem Schreibprogramm oder einer angesagten App notierst: Das ist vollkommen egal! Hauptsache du arbeitest sie ab!

Indem du dir durch Distanz einen Überblick verschaffst, deine Aufgaben priorisierst und delegierst, was nicht von dir erledigt werden muss, wirst du das Gefühl los, überall gleichzeitig sein zu müssen. Du kennst dann nämlich bereits die Baustellen und kannst sie entsprechend einordnen. Diese Sicherheit wird nicht nur deine Konzentration erhöhen, sondern dir auch mehr Gelassenheit in der täglichen Arbeit verschaffen. Und fokussiert und gelassen lässt es sich deutlich besser führen.

Deinem Team fehlt der nötige Fokus? Dann buche ein Dream Team Training mit mir und zeige euch unter anderem, wie sinnvolles Priorisieren aussieht.

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