Kaffeekränzchen, Langeweile, Zeitverschwendung – 6 Tipps für effizientere Meetings

Mit diesen 6 Tipps werden Meetings endlich effizient

Meetings können nerven. Sie müssen vorbereitet, nachgearbeitet und natürlich gehalten werden. Insbesondere wenn du schon einmal in einer scheinbar endlosen Besprechung saßt und in die gelangweilten Gesichter in der Runde geblickt hast, hast du dich sicher schon gefragt: „Muss das hier wirklich sein?“ Es gibt aber gute Gründe, um sich regelmäßig zu treffen und wichtige Themen zu besprechen. Zum einen kannst du auf diese Weise deine Mitarbeiter auf dem Laufenden halten und zum anderen können so gemeinsam Entscheidungen gefällt werden, die die Meinungen anderer bedürfen.

Mit den folgenden 6 Tipps sagst du der Langeweile und der Ineffizienz von Meetings den Kampf an!

Struktur schafft Effizienz

Ich sage es gleich vorweg: Als Führungskraft bedeuten effizientere Meetings nicht weniger Vorarbeit für dich. Je besser du die Besprechung vorbereitest, desto zielgerichteter wird sie sein. Halte schriftlich fest, welche Themen in welcher Reihenfolge besprochen werden sollen. Spätestens 48 Stunden vor Meetingbeginn schickst du diese Agenda an alle Teilnehmer. Zur Besprechung druckst du sie dann entweder aus und hängst sie an präsenter Stelle im Meetingraum auf oder du wirfst sie mittels Beamer an die Wand. Damit haben alle die Möglichkeit, stets einen Blick auf den Ablauf zu werfen und können so gemeinsam dafür sorgen, den zeitlichen Rahmen nicht zu sprengen.

Auf der Zielgeraden bleiben

Während des Meetings sollen aber nicht einfach nur Themen besprochen werden, um sich nett zu unterhalten. Es muss um ganz konkrete Ziele gehen. Andernfalls kannst du dich mit deinen Kollegen und Mitarbeitern gern auf ein Feierabendbier verabreden, um einen gemütlichen Gesprächskreis zu führen. Vermerke hinter jedem Thema auf der Agenda also kurz das Ziel, das du in diesem Termin erreichen möchtest. Das kann eine Frage sein („Welche Unterlagen müssen für den Kunden XY noch vorbereitet werden?“) oder ein knappes Stichwort („Rechnungsanalyse“).

Diese schriftlich festgehaltenen Ziele helfen dir auch in Situationen, in denen das Gespräch droht, abzuschweifen. Weise auf die festgelegten Ziele hin und bitte deine Gesprächspartner, auf den Punkt zu kommen. Am Ende des Meetings wiederholst du die besprochenen Themen und die erarbeiteten Ergebnisse. Auf diese Weise wird allen Beteiligten die lobenswerte Effizienz der gemeinsamen Besprechung vor Augen geführt.

Nur relevante Teilnehmer einladen

Ein Meeting ist keine Massenveranstaltung. Anhand der Agenda kannst du genau überlegen, welche Kollegen und Mitarbeiter wirklich etwas zu der Besprechung beitragen können. Alle anderen werden im Anschluss mithilfe eines Protokolls über die Ergebnisse informiert.

Mein Tipp: Das Protokoll sollte bei jedem Meeting anderer Teilnehmer übernehmen – auch du bist einmal an der Reihe.

Effizientere Meetings im Stehen

Im Stehen lässt es sich meist besser denken, da der Körper aktiver ist als im Sitzen. So lösen sich auch festgefahrene Hierarchien, die manch Schüchternen tief in den Sessel rutschen lassen. Zudem werden die Meetings automatisch kürzer, da niemand gern stundenlang auf der Stelle steht.

Strikte Pünktlichkeit

In der Einladung weist du bereits darauf hin, dass alle Teilnehmer unbedingt pünktlich erscheinen müssen. Deswegen wird zu Beginn des Meetings die Tür geschlossen, sodass jeder zu spät Eintreffende die unangenehme Aufmerksamkeit auf sich zieht. Scheue nicht davor zurück, den Verspäteten vor versammelter Mannschaft an die Wichtigkeit der Pünktlichkeit zu erinnern. Wenn sich die Unpünktlichkeit bei einigen Kandidaten manifestiert, darfst du auch dazu übergehen, das Meeting nur noch mit pünktlich erscheinenden Teilnehmern durchzuführen.

Auch das Ende des Meetings sollte eingehalten werden. Vereinbare dazu vorab einen festen zeitlichen Rahmen. Alle Themen, die bis dahin nicht abschließend geklärt werden können, müssen für den nächsten Termin aufgeschoben werden.

Unnötige Meetings absagen

Regelmäßige Meetings können Sinn machen, wenn du deine Mitarbeiter stets auf dem Laufenden halten willst. Wenn du aber lange überlegen musst, was das Thema der nächsten Besprechung sein soll, sage den Termin lieber ab. Es ist niemandem geholfen, wenn Meetings nur wegen eines vereinbarten Termins stattfinden, ohne dass es tatsächlich relevante Themen zu besprechen gibt.

Wenn du das Miteinander in deinem Unternehmen noch weiter voranbringen möchtest, empfehle ich dir, den unterschiedlichen Persönlichkeiten in deinem Team gerecht zu werden. Hierbei kann eine Persönlichkeitsanalyse nach dem Reiss Motivation Profile helfen. Gern berate ich dich in einem 30-minütigen Gratis-Consulting:

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