Rechnungen schreiben: Die 7 wichtigsten Fragen

Um als Selbstständiger an dein wohlverdientes Geld zu kommen, musst du deinen Auftraggebern Rechnungen schreiben. Gerade wenn es sich um die erste zu schreibende Rechnung handelt, tauchen zahlreiche Fragezeichen über den Köpfen vieler Gründer auf. Die 7 wichtigsten Fragen zum Thema Rechnungen schreiben, habe ich hier für dich beantwortet.

1. Wie muss ich meine Rechnung gestalten?

Was das Layout oder das Design einer Rechnung angeht, gibt es in Deutschland keine bestimmten Richtlinien. Hier darfst du also individuell gestalten und kreativ sein. Mit deinem Logo im Briefkopf verpasst du deiner Rechnung eine Extraportion Professionalität. Bei aller Kreativität muss du allerdings beachten, dass deine Rechnung alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält.

2. Welche gesetzlichen Pflichtangaben muss ich berücksichtigen?

Die Angaben, die gesetzlich vorgeschrieben sind, hängen von der Höhe des Rechnungsbetrages ab.

Für Rechnungsbeiträge unter 150 Euro:

  • dein Name und die Anschrift deines Unternehmens
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • die Menge und die Bezeichnung der berechneten Produkte bzw. der Umfang und die Art der Leistung
  • der Rechnungsbetrag
  • der ausgewiesene Steuerbetrag inkl. Steuersatz
  • nur für Kleinunternehmer: der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung – In diesem Fall weist du keine Steuer aus, sodass sich Brutto- und Nettobetrag decken

Für Rechnungsbeiträge ab 150 Euro:

  • dein Name und die Anschrift deines Unternehmens
  • Name und Anschrift des Auftraggebers
  • deine Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Menge und die Bezeichnung der berechneten Produkte bzw. der Umfang und die Art der Leistung
  • der Rechnungsbetrag
  • der ausgewiesene Steuerbetrag inkl. Steuersatz
  • nur für Kleinunternehmer: der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung – In diesem Fall weist du keine Steuer aus, sodass sich Brutto- und Nettobetrag decken
  • der Tag bzw. Zeitraum der Lieferung bzw. der Leistung

3. Warum brauche ich eine Rechnungsnummer?

Deine Rechnungsnummer gibst du als eindeutige, fortlaufende Nummer an, die du pro Geschäftsjahr nur einmal verwendet werden darfst.

Für jede Einnahme brauchst du einen Beleg. Mithilfe der Rechnungsnummer kannst du deine Buchungen eindeutig einordnen.

Dein Gewinn ist die Grundlage für deine Einkommenssteuer. Verwendest du Rechnungsnummern, die nicht fortlaufend nummeriert sind, kann der Verdacht der Steuerhinterziehung entstehen.

Viele frisch gebackene Selbstständige fürchten, unprofessionell zu wirken, wenn sie ihren Auftraggebern einer Rechnung mit der Nummer 1 zusenden. Das ist aber rechtlich nicht vorgeschrieben. Du kannst deiner ersten Rechnung auch die Nummer 83 geben. Dann muss deine zweite Rechnung aber mit 84 nummeriert werden.

4. Wie hoch ist die Umsatzsteuer?

Als Kleinunternehmer stellst du deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus.

Der Standardsteuersatz beträgt in Deutschland 19 Prozent. Bist du jedoch im künstlerischen Bereich tätig, kannst du unter Umständen den ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent auf deine Produkte bzw. Dienstleistungen anwenden.

5. Muss die Rechnung unterschrieben werden?

Auch wenn wir es gewohnt sind, offizielle Dokumente zu unterschreiben, bedarf eine Rechnung keiner Unterschrift. Tatsächlich könnte dir eine Unterschrift auf der Rechnung gar Probleme bereiten. So könnten kriminell Gesinnte auf die Idee kommen, neben deiner Unterschrift einen Stempel „Betrag dankend erhalten“ zu platzieren. Da die Unterschrift auf der Rechnung kein gesetzliches Muss ist, solltest du also lieber darauf verzichten.

6. Wie versende ich meine Rechnung?

Früher wurden Rechnung ausschließlich über den Postweg transportiert. In unsere digitalen Zeitalter ist das nicht mehr unbedingt notwendig. Gerade wenn du im Online-Bereich tätig bist, macht es Sinn, die Rechnung per E-Mail zu verschicken. Alles andere würde nicht zeitgemäß wirken. Ganz nebenbei sparst du so auch Portokosten ein.

7. Wie schreibe ich Rechnungen ins Ausland?

Bevor du eine Rechnung schreibst, die für einen Auftraggeber im Ausland bestimmt ist, solltest du folgende Fragen beantworten können:

  • Befindet sich der Auftraggeber in der EU?
  • Handelt es sich bei dem Auftraggeber um ein Unternehmen oder eine Privatperson?
  • Stellst du Waren oder Dienstleistungen in Rechnungen?

Die Umsatzsteuer musst du auf deiner Rechnung ausweisen, wenn es sich bei dem Auftraggeber um eine Privatperson handelt. Ausnahme: Du verkaufst eine Ware außerhalb der EU.

Wurdest du von einem Unternehmen beauftragt, weist du die Umsatzsteuer nicht aus.

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